"ביקורת? אני דווקא בעד ביקורת…כי היא מראה לנו דברים שאנו לא רואים…כי מאפשרת לנו לתקן ולהשתפר…כי זה טוב שמישהו אחר יסתכל על מה שאנו עושים…"
לפעמים מההן, נשמע הלאו המוסתר: "למה לי ביקורת עכשיו? הרי שנים אנו עובדים באותה צורה, עם אותם נהלים, ללא בעיות…עכשיו זה לא הרגע, אנו בשנתי/רבעוני/מע"מ/משכורות."
קולות אלו מוכרים כמעט בכל ארגון. הביקורת היא, ברוב המקרים, סטטוטורית ומחויבת על פי חוק ועל כן מתקבלת בארגון כגוף זר שאיתו חייבים לשתף פעולה, אבל, אולי לא עכשיו, אולי לא הכול…
הביקורת ניזונה מהמבוקר. אין לה אפשרות להמציא ממצאים, ליקויים והמלצות לשיפור, ללא כניסה לעומק של הארגון, הבנתו וניתוחו. שילובה של הביקורת הפנימית בחיי הארגון כשגרת עבודה ולא כאירוע חריג היא זאת שתבטיח את הצלחתה. ביקורת פנימית אפקטיבית, יעילה תביא להצלחת הארגון כולו.
בכל ארגון קיימים נהלים ובקרות, לפעמים כתובים (שעובדים על פי הם באופן מלא או חלקי) ולפעמים לא ואז פועלים לפי הנהוג, קיימות הנחיות בדבר זכויות חתימה וכו'. כאשר נדמה לנו שבקרות אלו מגינות על הארגון,מתברר כי לא כך פני הדברים והמציאות מראה כי קיימות פרצות ו"חורים שחורים" המנוצלים על ידי גורם המחפש את התעשרותו הפסולה.
נשמח לשתף מספר מקרים פשוטים וקצרים של אי סדרים בתהליכים פנימיים, שבאו מאותה מציאות ארגונית, ואשר זוהו על ידי הביקורת:
הונאת באמצעות שקים: גזבר החברה, היה גם אחראי באותו זמן להתאמות הבנק. המבקר הבחין כי במסגרת בהתאמות הבנק היו מספר פעולות ישנות, בלתי סגורות. הגזבר נהג להכין את השקים לחתימה על ידי מורשי החתימה. בין הפעולות הפתוחות בהתאמת הבנק היה שיק על סך 1,060 ₪ ועוד אחד על 11,060 ₪. מבירור שנערך בבנק התברר כי שיק זה אחרון "תוקן" על ידי הגזבר, לאחר חתימתו.
כשל: אי הפרדת תפקידים בין מטפל בתשלומים לספקים לאחראי להתאמות הבנקים.
בקרות נדרשות:
- בדיקת ביצוע וסגירת התאמות בנקים על ידי גורם שונה מי זה שעשה אותן.
- מעבר על דפי בנק על ידי מורשה חתימה. זיהוי ובדיקה של פעולות חריגות.
- שימוש בשקים "למוטב בלבד" ללא אופציה של שינוי.
- שימוש באמצעי תשלום אלקטרוניים (מס"ב).
ניצול חישובי ריבית: תרגיל ידוע במקומות היכן שמרבים בהלוואות וחישובי ריבית והצמדות. פקיד זריז היה מבצע את חישובי הריביות ואת "עודפי" עיגול ספרות בחשובים היה רושם בחשבון לזכותו, אותו היה מרוקן מדי פעם.
כשל: מתן הרשאה לביצוע פעולות ידניות לפקידים ללא הרשאה מתאימה. אי ביצוע בדיקות רוטיניות של מעגלים ממוחשבים.
בקרות נדרשות:
- חיפוש ואיתור של פעולות לא הגיוניות במערכת הממוחשבת.
- סגירה לוגית של פעולות קבועות.
- חיפוש ואיתור תקופתי של פעולות ידניות.
רכש I: נהוג ומקובל, גם אם אין חובה סטטוטורית של ביצוע מכרזים, לבקש מספר הצעות מחיר בעסקאות מסוימות. בחברה שהנהיגה נוהל זה, יצא כי ב95% ספק מסוים (A) היה זה קיבל בסופו של דבר את עסקה, למרות שהיו פניות לעוד שני ספקים (B ו – C). התברר, לאחר מספר שאלות פשוטות כי B ו – C כלל לא היו קיימים ופקיד הרכש היה מוציא רק ל – A פניה להצעת מחיר.
כשל: אי שמירת תיעוד מתאים לפניות בהתמחרויות. אי ניהול תקין של מצבת ספקים. כשלים בפתיחת ספקים.
בקרות נדרשות:
- עיון בתיעוד במקרה של התחרויות על ידי גורם שונה מהאחראי לרכש.
- הקפדה על נתיב התקשרות לרבות מפל חתימות מוסדר.
- נוהל מוקפד בפתיחת ספקים חדשים, לרבות אישור של גורם מוסמך בפתיחתו.
רכש II: שוב קבלת הצעות מספקים שונים. ההצעות הפעם היו אמיתיות, אבל לחלק מהספקים, על פניו שונים ואם הצעות מתחרות, היו אותם כתובות ומספרי טלפון. זה היה אותו ספק שמסר מספר הצעות מחיר עם שמות שונים…
כשל: אי ניהול תקין של מצבת ספקים. כשלים בפתיחת ספקים. בקשת התקשרות עם ספקים בלתי מורשים.
בקרות:
- נוהל מוקפד בפתיחת ספקים חדשים, לרבות אישור של גורם מוסמך בפתיחתו.
- בדיקת ספקים לפני פניה לקבלת הצעות.
אלו הם רק מספר דוגמאות ממה שעשוי להיות בכל תאגיד, המנהל תהליכים מורכבים פחות או מורכבים יותר. כשלים אלה היו יכולים להימנע עם שמירה על מספר עקרונות בסיסיים של הפרדת תפקידים, סדרי פעולות ועין בוחנת, זאת העין של מבקר הפנים.
זה רק אחד מהתפקידים של המבקר, הבודק לא רק כי נכסי התאגיד מיועדים לביצוע ולהעצמת מטרותיו, אלא גם להביא לערך מוסף של ממש לאותו תאגיד, גם אם לפעמים שאלותיו לא נוחות ממש באותו רגע אצל המבוקר…
לעומקה של הביקורת, פיתוח סביבת בקרה נאותה בארגון, גדול כקטן, שמחלחלת מרמת ההנהלה לכלל העובדים, בצירוף כלי בקרה פשוטים כמו הפרדת תפקידים או הפעלת בקרות מפצות, מהווה כלי רב עוצמה למניעת פעילות הונאה, גם בעסקים קטנים ובינוניים.
