רב העסקים לא שורדים עקב התנהלות פיננסית לא נכונה, 8 כללים להתנהלות נבונה.
כשם שאדם זקוק לחמצן כדי לנשום כך התנהלות פיננסית נכונה היא האוויר לנשימה של העסק; קבלו את הצעדים שאסור לוותר עליהם בניהול ופיתוח העסק.
.1כתיבת תוכנית עסקית טובה
תוכנית עסקית טובה תסדר לכם את המחשבות ותעזור לכם להתמודד עם הבעיות שעשויות לצוץ בעת הקמת העסק. התוכנית העסקית צריכה לכלול את חזון העסק, את מטרותיו ואת התוצאות הרצויות. כחלק מכתיבה זו, יש לקבוע יעדים איכותיים וכמותיים המתמודדים, בין היתר, עם סוגיות כמו: מסוגלות הוצאה לפועל של הקמת העסק, הערכת המשאבים הקיימים לצורך כך, בניית תקציב, בניית צרכי כוח אדם ומבנה ארגוני, בניית אסטרטגיה שיווקית, בניית מודל תמחור וקביעת נוהלי גביה.
תוכנית עסקית שמתמודדת עם כל הסוגיות לעיל, תשרת אתכם גם לאחר התחלת הפעילות כאשר תידרש בדיקה האם ההתנהלות הנוכחית מקדמת אתכם אל המטרה הרצויה. במידה ולא, תידרש בחינה מחודשת.
.2ניתוח צרכי אשראי ובניית מבנה אשראי נכון
לאחר שבניתם את התקציב וניתחתם את עלויות ההקמה והעלויות השוטפות של העסק, עליכם לבדוק כיצד ביכולתכם לממן עלויות אלה. באופן כללי, עלויות שמהוות השקעה "לטווח ארוך" כמו עלויות הקמה, שיפוץ, רכישת מכונות וכו' צריכות להיות ממומנות באשראי לזמן ארוך בעוד עלויות "לטווח קצר" כמו רכישת מלאי והוצאות שוטפות צריכות להיות ממומנות מהון חוזר ואשראי לטווח קצר.
.3תמחור
רווחיות העסק תלויה במדיניות תמחור אופטימאלית. כלומר תמחור שלקח בחשבון שלושה שיקולים קריטיים: העמסה של עלויות משתנות וקבועות, מחיר השוק ומיתוג העסק. תמחור שגוי פוגע ברווחיות העסק ועשוי אף לגרום להפסדים.
.4 נקודת האיזון
יש לנתח מהו היקף הפעילות הנדרש על מנת להגיע לנקודת איזון בה ההכנסות שוות לסך ההוצאות והעסק אינו מרוויח או מפסיד. ניתוח נקודת האיזון בעסק תלוי בשונות בשיעור הרווח הגולמי ממוצר למוצר. בעסק שבו כל המוצרים נמכרים בשיעור רווח גולמי זהה, ניתוח נקודת האיזון יהיה פשוט יותר משום שניתן לגלם את ההוצאות הקבועות בשיעור הרווח הגולמי וכך להגיע להיקף המכירות הנדרש על מנת להימצא בנקודת האיזון. לעומת זאת, בעסק שבו שיעור הרווח הגולמי משתנה ממוצר למוצר, נדרשים אומדנים לגבי תמהיל המכירות הצפוי על מנת למצוא את נקודת האיזון.
לאחר שמצאנו את נקודת האיזון יש לבחון האם היקף המכירות הינו סביר ביחס לכמות שעות העבודה של העסק, מיקומו הגיאוגרפי, פלח הלקוחות אליו הוא פונה ומאמצי השיווק המושקעים. ככל שצפוי קושי לעמידה בנקודת האיזון הרי שמדובר בעסק שצפוי להפסיד ולפיכך, יש לעצור ולבחון מחדש את הנחות העבודה.
.5בניית תוכנית שיווק
מוצר או שירות טובים וחדשניים ככל שיהיו, לא יניבו הכנסות אלמלא יגיעו לידיעתם של לקוחות פוטנציאליים. לכן יש לבנות תוכנית שיווק מסודרת שבה קיימת הגדרה מפורטת של קהל היעד הרלוונטי והאופנים שבהם ניתן לפנות אליו. מבין ערוצי ההפצה והפרסום השונים מומלץ לבחון את הערוצים שבהם יחס ההמרה הוא הגבוה ביותר, כלומר, כמות הלקוחות הגבוהה ביותר שערוץ ההפצה יכול לייצר.
.6בניית תזרים מזומנים
דוח תזרים המזומנים הינו אחד הרכיבים הקריטיים ביותר בניהול עסק. עסק שאינו יודע לתכנן את צעדיו בשל היעדר אינפורמציה על תזרים המזומנים הצפוי לו, פועל בשיטה של "כיבוי שריפות" ואינו מאפשר תכנון ארוך טווח. כמו כן, היעדר דוח תזרים מזומנים מביא להגדלת עלויות המימון באופן משמעותי.
.7נוהלי מתן אשראי ללקוחות ונוהלי גביה
אחת הבעיות העיקריות שעסקים נתקלים בה היא גביית כספים מלקוחות. לשם כך מומלץ להשתמש ב- 3 טכניקות חשובות:
• ניהול סיכונים
על מנת להקטין את הסיכון שהלקוחות לא ישלמו, מומלץ שהעסק לא יהיה תלוי במספר מצומצם של לקוחות קבועים ושיהיו לו מגוון לקוחות. כמו כן, יש לאסוף נתונים פיננסיים, ככל שניתן, על הלקוח על מנת להכיר את איתנותו הפיננסית.
• יצירת מנגנון של בקרת אשראי אשר מונע מאיחור בתשלום להפוך לחוב אבוד
יש להגדיר לגבי כל לקוח מהי מסגרת האשראי שניתן לתת לו ומהם תנאי התשלום בהם עליו לעמוד. כמו כן, יש להימנע מהגדלת האשראי הניתן ללקוח ללא בטחונות מתאימים וללא ידיעת בעל העסק.
• פיקוח הדוק על גביה מלקוחות
שליחת חשבונות במועדם, שמירה על קשר רציף עם הלקוח, נקיטה בפעולות אקטיביות לצורך גבית הכסף ופעולה מיידית במקרה של אי ביצוע תשלום.
.8תכנון מס מיטבי של העסק
תכנון מס מיטבי בא לידי ביטוי במגוון היבטים ממנו מורכב העסק. למשל, כאשר בעל עסק נדרש לבחור את הצורה המשפטית שבה הוא מתאגד (עוסק מורשה, חברה או שותפות), בעת החלטה על אופי החזקת מניות החברה (באופן פרטי או באמצעות חברה אחרת), בעת בחירת המדינה המומלצת בה תירשם החברה (לעניין תכנוני מס בינלאומיים ומכירות עתידיות), באופן יוחלט להעסיק עובדים (שכירים, פרילנסרים, קבלני משנה), באופי התשלום לעובדים (תשלום שכר שוטף או הענקת אופציות) ועוד. תכנון מס מיטבי עשוי לחסוך כסף רב שיכול לשמש לפיתוח החברה, לביצוע השקעות נוספות ולחלוקת רווחים לבעליה.
כרואת חשבון המטפלת בחברות קטנות ובינוניות, אני מבינה, שכיום, משרד רואה החשבון צריך לשמש כפרטנר פיננסי פרו-אקטיבי ולהיות עם "יד על הדופק" ויכולת לראות בצורה יצירתית את מכלול ההיבטים הקשורים בהתנהלות הפיננסית והעסקית – זאת כדי לתמוך בצמיחה ולסייע בפיתוח העסקי
